Hinweisgeberschutzgesetz

Verwaltungen mit über 49 Beschäftigten müssen schnell handeln

Da folgender Beitrag zum Hinweisgeberschutzgesetz nicht nur für viele unserer E-Government-Kunden wichtig sein dürfte, übernehmen wir an dieser Stelle einen Beitrag unserer Partner.

Bereits im Jahr 2019 hat die Europäische Union die Europäische Whistleblower-Richtlinie (»WBRL«) verabschiedet. Diese sah eine Umsetzungsfrist bis zum 17. Dezember 2021 vor, die jedoch in Deutschland ebenso wie in vielen anderen EU-Mitgliedstaaten nicht eingehalten wurde.

Nach langem Warten ist schließlich das Hinweisgeberschutzgesetz (»HinSchG«) am 2. Juli 2023 in Kraft getreten. Die Schonfrist für die meisten deutschen Organisationen zur Umsetzung der geforderten Maßnahmen endet am 17. Dezember 2023, wenn der letzte Abschnitt des Hinweisgeberschutzgesetzes in Kraft tritt.

Das Hinweisgeberschutzgesetz ermöglicht es den Beschäftigten, Straftaten und Ordnungswidrigkeiten in ihrem Arbeitsumfeld zu melden, ohne Repressalien befürchten zu müssen. Mittelgroße und große Organisationen des öffentlichen Sektors sind daher gesetzlich verpflichtet, aktiv zu werden.

Was müssen die verpflichteten Organisationen tun?

Gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz sind Organisationen verpflichtet, eine interne Meldestelle für Hinweisgeber einzurichten (§ 7 HinSchG).

Diese Meldestelle soll von den Beschäftigten kontaktiert werden können, wenn sie Informationen zu Straftaten, Ordnungswidrigkeiten oder anderen Rechtsverstößen im Unternehmen haben, die vom Gesetz erfasst sind (§ 2 HinSchG).

Ihre Ansprechpartner für die Privatwirtschaft (KMU)

dsgvoNORD GmbH / hinweis.de
0431 – 301 400 600
kontakt[at]hinweis.de
https://hinweis.de

Ihre Ansprechpartner für den öffentlichen Sektor

KUBUS GmbH
0385 – 30 31 251
info[at]kubus-mv.de
https://www.kubus-mv.de

An die Meldestellen sind folgende Anforderungen zu stellen:

1.
Unabhängigkeit
Die einzurichtenden Meldestellen müssen unabhängig sein. Um diese Unabhängigkeit zu gewährleisten, müssen Interessenkonflikte vermieden werden. Dies soll durch die Besetzung mit mindestens einer Person gesichert werden. Da Interessenskonflikte kaum vermeidbar sind, und auch eine Stellvertretung benannt werden sollte, empfiehlt sich der Besetzung der Meldestelle durch eine externe Ombudsstelle.
Die KUBUS GmbH hat zusammen mit ihrem Kooperationspartner der dsgvoNORD GmbH eine Lösung für Sie entwickelt. Hinweisgeber haben die Möglichkeit über die Onlineanwendung, welche durch die dsgvoNORD GmbH entwickelt wurde, Hinweise zu geben. Die KUBUS GmbH übernimmt die Prüfung der gemeldeten Hinweise und ergreift einzelne Folgemaßnahmen. Diese Plattform ist DSGVO-und HinschG-konform.
2.
Fachkunde
In qualitativer Hinsicht müssen die ausgewählten Personen die notwendige Fachkunde vorweisen, beispielsweise durch entsprechende Schulungen. Die Mitarbeiter der internen Meldestelle müssen über Funktion, Kompetenzen und Unabhängigkeit der Meldestelle Bescheid wissen sowie über den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzes und das Vertraulichkeitsgebot. Eine juristische Ausbildung ist hierfür nicht notwendig, jedoch unter Umständen hilfreich.
3.
Meldewege
Mögliche Meldewege sind schriftliche, persönliche und fernmündliche Kommunikationswege sowie die Nutzung eines Hinweisgeber-Portals.
Die Hinweisgeber*innen können entscheiden, ob sie den internen oder den externen Meldeweg nutzen. Eine externe Meldestelle wird u. a. beim Bundesamt für Justiz eingerichtet. Gesetzlich ist allerdings vorgesehen, dass interne Meldestellen bevorzugt werden.
Wird eine Meldung durch Hinweisgeber*innen abgegeben, so sind folgende Bearbeitungsfristen von Beschäftigungsgebern zu beachten:
- Innerhalb von sieben Tagen muss eine Eingangsbestätigung an den oder die Hinweisgeber*in versandt werden.
- Der Hinweis ist sodann innerhalb von drei Monaten zu verfolgen, zu behandeln und ein Abschlussbericht mit der Information über die nachfolgenden Handlungsschritte für Hinweisgeber*innen zu erstellen.
- Während des gesamten Meldeprozesses besteht eine Dokumentationspflicht.
- Auch anonyme Meldungen sollen durch die Meldestellen bearbeitet werden. Eine Pflicht, die Abgabe von anonymen Meldungen zu ermöglichen, besteht allerdings nicht.
- Die Meldung ist fristgerecht zu löschen.
4.
Vertraulichkeit
Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur Bereitstellung eines Meldekanals. E-Mail-Postfächer, eine Telefon-Hotline, Webformulare oder der Postweg erfüllen die hohen Anforderungen des gesetzlich geforderten Vertraulichkeitsgebots nur mit aufwendigem organisatorischen und technischen Aufwand. Ein Grundproblem ist bereits der Ausschluss der Organisations-IT.
Es empfiehlt sich daher die Einrichtung einer internen Meldestelle mittels digitalem Hinweisgebersystem. Der Einsatz eines Hinweisgebersystems beinhaltet sämtliche Vorgaben des HinSchG wie Sicherheit, Vertraulichkeit, Anonymität, Datenschutz und Dokumentation. Das von der dsgvoNord GmbH angebotene System erfüllt sämtliche der vorgenannten Vorgaben.

Welche Besonderheiten gelten für den öffentlichen Sektor?

Die Landesgesetzgebungen, z. B. in Schleswig-Holstein und Mecklenburg-Vorpommern, sind noch nicht in Gänze abgeschlossen. Es kristallisiert sich jedoch heraus, dass in der Regel Verwaltungen ab 50 Beschäftigten und mehr als 10.000 Einwohner*innen verpflichtet werden sollen, eine interne oder gemeinsam betriebene Meldestelle zur Verfügung zu stellen.

Damit nicht jede Verwaltung, die unter den Anwendungsbereich des Gesetzes fällt, sich dieser Aufgabe allein stellen muss, wird in einigen Bundesländern die Möglichkeit der interkommunalen Zusammenarbeit eingeräumt.

So stärkt beispielsweise das hessische HHinMeldG die interkommunale Zusammenarbeit im Bereich des Hinweisgeberschutzes. Nach § 4 HHinMeldG können Gemeinden und Landkreise interne Meldestellen gemeinsam einrichten und betreiben oder einen Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragen. Die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, um etwaige Verstöße abzustellen, bleibt bei den beteiligten Gemeinden und Landkreisen. So können sich beispielsweise die vom HHinMeldG betroffenen Gemeinden innerhalb eines Landkreises und die Verwaltung des Landkreises selbst zusammenschließen und die Meldestelle gebündelt bei einem externen Dritten auslagern.

Dadurch können Kosten eingespart werden und die durch die Auslagerung gesparten personellen Ressourcen für die wichtigen Aufgaben der örtlichen Gemeinschaften eingesetzt werden. Die Landesgesetze u. a. in SH oder MV werden vergleichbare Regelungen enthalten.

Die Regelungen zur interkommunalen Zusammenarbeit stehen analog zu der Möglichkeit von kleinen und mittelständischen Unternehmen, nach § 14 Abs. 2 HinSchG mit 50 bis 249 Mitarbeitenden, gemeinsame Meldestellen zu implementieren.

Insgesamt kann festgehalten werden, dass die Verpflichtung zur Errichtung einer Ombudsstelle zeitnah besteht. Zur zweckmäßigen und rechtssicheren Umsetzung empfiehlt sich vorrangig der Einsatz eines digitalen Hinweisgebersystems.